4 tips på hur du kan maxa din Atlassianplattform

Många känner till Atlassianplattformen, en svit av webbaserade verktyg som stöttar samarbete, utveckling och informationshantering i organisationer. Med Atlassians applikationer skapas affärsvärde i form av kontroll, transparens, ökat samarbete och effektivitet. 

Det är också känt att Atlassians produkter är mycket konfigurerbara och kan lätt anpassas för att stötta processer med  unika arbetsflöden. Dessa processer och arbetsflöden behöver ligga i linje med organisationens önskade arbetssätt och behöver både förvaltas och utvecklas med tiden. I denna bloggartikel delar vi insikter kring varför förvaltning av plattformen är viktigt samt ger konkreta tips på hur man kan optimera plattformen för att få ut mer av sin Atlassianinvestering.

Varför förvaltning är viktigt

En väl etablerad förvaltning säkrar att bolaget får ut den förväntade effekten ur plattformen. Vad är det då som ligger till grund för att uppnå effekt? – Användarna. Om inte inte processtödet upplevs som smidigt och användbart för det specifika där arbetsmomentet, i just det ögonblicket, så kommer användarna snabbt att fly till något de känner till sedan tidigare. Då spelar det inte längre någon roll om din lösning på pappret var välgrundat, uttänkt eller tekniskt briljant. Avsedd effekt utgår och in kommer risker som informationsgap, data på vift på internet och ineffektivt samarbete som leder till friktion i organisationen.

En liten insats kan göra mycket. Med en långsiktig plan och kontinuerlig koll så kan du säkra att du verkligen nyttjar plattformen till fullo. Du kommer då att kunna:

  • Öka möjligheten till att skala plattformen
  • Snabbare reagera på omvärldens förändringar
  • Proaktivt hitta förbättringar som ständigt förbättrar stödet
  • Säkra avsedd effekt
  • Kontrollera risk
  • Och framförallt: hålla användare nöjda och glada
Illustration som visar en kvinna som organiserar information

4 tips för en hållbar förvaltning

#1 Orientera dig om nuläget

I det första steget handlar det om att skapa sig en bild av hur situationen ser ut just nu:

  • Identifiera och intervjua dina centrala kravställare. Dessa kan klassas i följande områden; teknik, regelefterlevnad och verksamhet. Lista centrala krav och hur du når dem.
  • Titta på hur användandet ser ut idag? Vilka processer stöttas? Hur djupt går stödet? Hur affärskritiskt är processen? Hur ligger det till med användarnas kompetens att hantera verktyget? Vad är den förväntade effekten och vad är den egentliga effekten?
  • Plocka upp uttalade behov från slutanvändare.

#2 Forma vision och mål

LÅG
MEDEL
HÖG
Atlassian stöttar ett fåtal team med ett fåtal affärsprocesser
Flera team jobbar tillsammans med ganska många affärs- processer som stöttas
Atlassian är involverat i nästan allt vi gör

Nu handlar det om att fundera framåt och att fånga upp större och mindre önskemål i Roadmap. Vilken ambitionsnivå ska vi lägga oss på? Är vi nöjda med en Låg nyttjandegrad eller vill vi skala upp till Medel eller Hög? Vart vill vi vara om 3-6-9 månader och varför? Hitta rutiner för att prioritera och planera aktiviteter. Exempel på ärenden i denna roadmap kan vara:

  • Utred vad det innebär att migrera plattformen från On Premise till Cloud.
  • Göra en Proof of Concept på en tilläggsapp som stöttar forecasting och budgetering.
  • Öka automatiseringen i CI/CD kedjan genom att implementera Bitbucket och Bamboo.

Kan det vara så att det behövs skalas på djup och eller bredd? För att skala på djup och bredd så kan det behövas Appar från Atlassian Marketplace

Skala på djupet

  • Hitta och reducera manuella steg i en existerande processtöd.
  • Integrera mot andra system – ERP, email eller faktura.
  • Involvera fler målgrupper i processen.

Skala på bredden

  • Identifiera och stötta processer som inte har något stöd idag.
  • Ersätt standalone verktyg med appar från Atlassian Marketplace så att användarna slipper byta och hoppa mellan olika verktyg.

#3 Organisera förvaltningen

När vi vet vad vi vill uppnå och med vilken budget så kan vi börja organisera oss. Nu är det viktigt att sätta mandat och roller. Vem får beställa vilka ändringar och vem prioriterar bland uppdragen. Här kommer ett exempel på en förvaltningsorganisation vid en Hög nyttjandegrad. Skala upp eller ned efter ambitionsnivå.

Illustration av ett exempel på en förvaltningsorganisation vid en hög nyttjandegrad av Atlassians plattform

Notera hur ägandeskapet för processen är fördelad. Försök att involvera representanter för slutanvändare i att ta ägandeskap för hur processen är konfigurerad i applikationerna. De blir som en förlängd arm för systemägare och applikationsägare och kan stötta med bland annat att identifiera förändringar, filtrera och sålla i förändringsönskemål och ta ansvar för att onboarda ny personal.

#4 Göra - konkreta uppgifter

Utifrån vald ambitionsnivå kan vi börja arbeta med konkreta uppgifter. Här har vi några exempel på hur det kan se ut beroende på ambitionsnivå:

LÅG
MEDEL
HÖG
Utsedd ägare
Licensförnyelse 1ggr/år
Dok; nuläge, mål, org
Tillgång & behörighet
Uppgraderingsrutiner
Rutin för backup
Way of Working / App
Säkra uppetid
Tillgängligt användarstöd
Jira för användarfeedback
Testmiljö
Forum för kravställare
Kommunicerad Roadmap
Proaktiv utveckling
Kompetensplan
Balans resursallokering
Omvärldsbevakning
Rutiner för I&A

Vill du veta mer?

I vårt webinar: Maxa potentialen av din Atlassianmiljö delar Lisa Förstberg med sig av sina erfarenheter av att utveckla och underhålla Atlassianplattformen. 

Lisa Förstberg jobbar som Atlassian Solution Architect på Riada

Kontakta oss